Sep 11, 2023 2:37:19 PM | HubSpot CMS ¿Qué es y cómo elegir un sistema de gestión de contenidos (CMS)?

1. ¿Qué es un CMS o sistema de gestión de contenidos?

Sistema de Gestión de Contenidos o Content Management System (CMS) por sus siglas en inglés, se refiere a un sistema, aplicación, plataforma o software que permite administrar, editar, organizar, publicar y eliminar contenidos de manera segura, rápida, fácil y eficiente en internet, a través de una url o dirección web.

Su función primordial es facilitar la gestión o administración de sitios web, páginas web, blogs, tiendas en línea (Ecommerce) y demás portales digitales. Permite estandarizar la administración y el cargue regular de contenidos sin necesidad de conocimientos avanzados.

Los más avanzados cuentan con: altos estándares de seguridad, interconexión vía API, funcionalidades de personalización e incluso funcionalidades avanzadas de Inteligencia artificial, entre otros. 

Básicamente existen dos tipos: los de Código Abierto (Open Source) y los de Código Cerrado (Closed Source) y dentro de cada tipo hay diferentes nichos y especialidades.

Ten en cuenta que: ¡La implementación de tecnología no es una estrategia! Es una reacción a un mercado en constante evolución. Tarde o temprano podrías necesitarla para no quedar atrás. Piénsalo, ni siquiera en una industria de desarrollo tecnológico la estrategia es implementar tecnología.  

2. ¿Para qué sirve un CMS o sistema de gestión de contenidos?

Sirven para implementar un sitio web, página web o plataforma web por medio de una interfaz de usuario amigable que en la mayoría de los casos es fácil de usar. Lo cual permite desplegar funcionalidades y contenidos dinámicos de manera rápida y práctica.

Si no utilizas un CMS o Sistema de Gestión de Contenidos lo que verás es un código html crudo que necesita actualizaciones y desarrollos constantes. 

A continuación las funcionalidades básicas de un CMS:

• Agregar y editar páginas: Permite crear nuevas páginas y editar las páginas existentes a partir de diferentes plantillas estandarizadas, para evitar malas prácticas, mantener las estructura, los estilos y el diseño. Algunos sistemas de gestión de contenidos cuentan con módulos, extensiones o plugins, para ejecutar el SEO de manera práctica y eficiente.
  
  Ten en cuenta que agregar y editar de manera constante páginas es fundamental para poner en práctica las  Técnicas de posicionamiento orgánico SEO On Page, interno o técnico.
  
  
• Agregar y editar el contenido de las páginas: Permite la acción de incluir información nueva o modificar la información que ya tenemos en las páginas del sitio web. Implica el hecho de poder actualizar los textos, las imágenes, las urls, los enlaces, los videos entre otros elementos incluidos en el contenido de las páginas. Además, permite ajustar la estructura y la organización para mejorar la experiencia del usuario manteniendo los estilos y el diseño. 
  
  Ten en cuenta que agregar y editar el contenido de las páginas y menús de manera constante es fundamental para poner en práctica las  Técnicas de posicionamiento orgánico SEO On Page, interno o técnico.
  
  
• Organizar el contenido: Se refiere a la acción que permite llevar a cabo el proceso de estructurar y ordenar la información, los elementos multimedia y los recursos publicados por medio de la gestión de la jerarquía de las páginas, la categorización, los menús de navegación, los enlaces internos y salientes, metadatos, taxonomías y etiquetas, archivos multimedia, flujos, búsquedas y filtros, fechas de publicación, entre otros.
   
• Agregar módulos, complementos o aplicaciones: Permite la acción de seleccionar e incluir módulos, complementos o aplicaciones, que complementen la funcionalidad del sitio web. Por ejemplo: Carrito de compras, CRM, SEO, formularios, cache, CDN, calculadoras, bases de datos, entre muchos otros.
  
  
• Seguridad: La seguridad en un CMS es un proceso continuo que incluye una gran cantidad de variables como: La actualización de temas, plugins y módulos, contraseñas robustas, gestión de usuarios y permisos según responsabilidades, Firewalls y protección contra ataques (SQL Injection, XSS, etc), backups o respaldo de datos, bloqueo de archivos maliciosos o scripts, protocolos de seguridad como SSL/TLS, entre otros.
    
• Conexión vía API, entre otros.

En conclusión, las funcionalidades de un CMS son fundamentales para poder construir un sitio web escalable de manera práctica, rápida y sencilla. Si no quieres utilizar un CMS, tendrás que desarrollar todo desde cero y a la medida de tus necesidades. Por lo tanto, tendrás la necesidad de contar con un equipo de programadores y desarrolladores web, para realizar cambios y crecer, a menos que seas uno de ellos. Pero, todo esto depende del objetivo que tengas con tu sitio web y de tu estrategia de marketing y crecimiento.

Preguntas:

• ¿Ya tienes claridad con el objetivo de tu sitio web, escríbelo?
• ¿Ya incluiste el sitio web dentro de tu Estrategia de Marketing y Crecimiento? ¿Cómo vas a medir su impactó? 
• ¿Sabes cómo incluir tu sitio web dentro de tu Estrategia de Marketing y Crecimiento, describe como lo harías?
• ¿Tienes un sitio web que no funciona? ¿Porqué crees que no funciona? 
• ¿Tienes un sitio web que no puedes actualizar?
• ¿Te gustaría mejorar los resultados de tu sitio web? ¿Cómo podrías mejora su resultado, es necesario cambiarlo? 

Si ya discutiste esto en familia y con el equipo escríbenos para conversar, entenderte, ayudarte a tomar decisiones, organizar y ejecutar. 

3. Tipos de sistemas de gestión de contenidos o CMS

Existen diferentes tipos de sistemas de gestión de contenidos con nombres en inglés y en español que suelen confundir a los empresarios, por lo que vamos a ser lo más puntuales y concretos posible. En general se dividen en sistemas de gestión de código abierto Open source y sistemas de gestión de contenidos de código cerrado o propietarios (Closed Source).

*NOTA: Gracias a la rápida evolución del mercado muchos CMS de código abierto están migrando a ofrecer sus sistemas como servicio (SaaS) algo que ya hacen los de código cerrado, para poder gestionar experiencias completas,  Desde que el cliente busca y nos encuentra,  se contacta y se despliega todo el proceso de ventas, servicio al cliente, recompra y mantenimiento del cliente, en un solo sistema integrado. 

A continuación explicáremos los dos tipos de sistemas de gestión de contenidos.

3.1 Sistemas de gestión de contenidos de código abierto (Open Source)

Son sistemas que cuentan con un código fuente disponible públicamente. Lo que significa que el código se puede modificar y personalizar de manera libre. Se puede considerar que es "Gratis" pero no es así ya que se requieren horas de trabajo para personalizarlo, actualizarlo y mantenerlo funcionando correctamente.

Vale la pena aclarar que este tipo de sistemas libres o de código abierto genera actualizaciones en el código fuente de manera frecuente, las cuáles deben ser implementadas para evitar brechas de seguridad. Ten cuidado, porque al momento de actualizar también se deben actualizar los plugins, extensiones o complementos.

Nota: Actualizar de manera incorrecta puede generar caídas y en ocasiones pérdida de información y funcionalidades. 

Generalmente los sistemas de gestión de contenidos de código abierto se deben instalar en un servidor físico o en la nube que cumpla con los requisitos del sistema: Base de datos, versión de PHP para el caso de Wordpress, entre otros componentes.

Nota: Es importante aclarar que no solo se debe actualizar el sistema también se debe actualizar la instalación en el servidor y todos sus componentes (Base de datos, PHP, CDN, DNS, entre otros componentes en el caso de Wordpress). 

3.1.1 Listado de sistemas de gestión de contenidos de código abierto Open Source

• WordPress: Es el CMS de código abierto más utilizado del mundo 🌎. Altamente personalizable e integrable. Creado en el 2003 por Mike Little y Matt Mullenweg buscando suplir la necesidad de tener un sistema de publicación personal elegante y bien diseñado. Hoy, WordPress es un CMS libre basado en PHP y MySQL licenciado GPL Además es el sistema de gestión de contenidos elegido por más del 43% de todos los sitios web. Es respaldado por una comunidad enorme de desarrolladores, diseñadores, científicos, blogueros, marketeros y estrategas, entre otros. Puede ser implementado por personas con una experiencia tecnológica limitada y las más conocedoras pueden personalizarlo de manera impresionante y en muchas casos se recomienda unirlo con el CRM de Hubspot.
  
  
• Drupal: Es un software o sistema de gestión de contenidos CMS de código abierto. Utilizado ampliamente por las empresas y entidades gubernamentales para crear varios de los sitios web y aplicaciones que utilizas todos los días. Tiene características estándar potentes como la creación y edición sencilla de contenido, rendimiento confiable y excelente seguridad. Lo distingue su flexibilidad y su amplia variedad de módulos. Cualquier persona puede descargarlo, usarlo, trabajar con él y compartirlo. Sus principios son: la colaboración, la globalización y la innovación. Se distribuye bajo los términos de la Licencia Pública General GNU (GPL).
  
  
• Acquia: una plataforma de experiencias DXP basada en Drupal que sirve como tejido conectivo al apuntar a múltiples productos de varios proveedores juntos, haciéndolos funcionar como un todo.
  
  
• Prestashop: CMS reconocido por su especialidad en comercio electrónico o tiendas en línea. Cuenta con más de 300 mil tiendas activas y en crecimiento. Más de 250 expertos, más de 150 partners y un millón de miembros en la comunidad. Cuenta con la posibilidad de adquirir el alojamiento, la instalación y el soporte incluidos directamente con ellos por una suscripción mensual pero el código sigue siendo abierto y personalizable. 
  
  
• Umbraco: Sistema de gestión de contenidos de código abierto en el lenguaje de programación Microsoft.net con más de 700 mil instalaciones. Cuenta con diferentes productos como: cloud, heartcore, CMS y soporte. Además tiene diferentes complementos disponibles como: formularios, comercio, flujos de trabajo e instalaciones.
  
  
• Magento: Sistema de gestión de contenidos de código abierto especializado en comercio electrónico que brinda una base sólida para crear y propulsar tiendas en línea. Es utilizado por empresas de todos los tamaños para crear soluciones de comercio electrónico sólidas, personalizables  y escalables. Gratuita y respaldada por una comunidad que le permite a cualquier persona descargar, instalar y modificar el código fuente para crear y personalizar su tienda en línea. Proporciona un alto grado de flexibilidad y control sobre el diseño, la funcionalidad y las características del sitio web. Además, cuenta con una versión comercial que incluye funciones y soporte adicionales.
  
  
• Joomla: Sistema de gestión de contenidos (CMS) de código abierto basado en php. 

3.2 Sistemas de gestión de contenidos CMS de código cerrado o licenciados (Closed Source)

Son sistemas cuyo código fuente no está disponible públicamente, lo que implica que no se puede modificar ni personalizar de forma libre.

Para usarlos, debes adquirir una licencia anual o vitalicia y actualizarla cuando se lanza una nueva versión, o puedes optar por la opción de contratarlos como Software como Servicio (SaaS), lo que significa que siempre estarán actualizados, permitiéndote centrarse  en el uso y aprovechamiento del sistema. 

Los sistemas de gestión de contenidos de código cerrado o licenciados suelen ser utilizados por empresas que no cuentan y no quieren tener un equipo de expertos interno. Pues lo que buscan, es aprovechar las herramientas del sistema al máximo y apoyarse en el soporte y en los expertos cuando lo consideren pertinente.

Generalmente, al contratar un sistemas de gestión de contenidos de código cerrado o licenciado, cuentas con un equipo de soporte técnico y empresas aliadas que brindan apoyo constante para sacarle el mejor provecho al sistema y generar resultados. 

La instalación del sistema de gestión de contenidos de código cerrado o licenciado se puede realizar en un servidor propio fisico o en la nube. Para lo cual, se deben tener en cuenta los requerimiento del sistema en cuanto a lenguaje de programación PHP, .Net, bases de datos, entre otros componentes esenciales. Sin embargo, cada vez más personas contratan el sistema como servicio en la nube para disminuir el riesgo y enfocarse en lo que realmente es importante.

3.2.1 Listado de sistemas de gestión de contenidos de código cerrado o licenciados (Closed Source)

• HubSpot CMS: Es un sistema de gestión de contenidos SaaS patentado con propiedad intelectual, desarrollado y soportado por HubSpot, Inc. Se basa en JavaScript y otras tecnologías modernas. Su foco es brindarle a cualquier persona y empresa, herramientas fáciles de usar para la creación de sitios web y gestión de contenidos, integrada con su potente CRM que contiene herramientas de marketing, ventas, operaciones y servicio al cliente. Lo que permite gestionar de manera centralizada experiencias en un solo ecosistema digital escalables e integrable con diferentes sistemas. Inicia de manera gratuita y es escalable en el tiempo a medida que la empresa se adapta el sistema. Por lo tanto, es mucho más que un sistema de gestión es un sistema de gestión de experiencias que va en camino a convertirse en un jugador muy fuerte en el nicho DXP.
  
  
• Adobe Experience Manager: Se definen como un sistema de gestión de experiencias personalizadas basadas en el contenido capaz de combinar la gestión de activos y experiencias digitales con la potencia de un sistema de gestión de contenidos. Utilizado generalmente por multinacionales que cuentan con múltiples sitios web en diferentes regiones y países del mundo. Se denomina como un DXP.
  
  
• Vtex: Se definen como una plataforma completa de operaciones B2C, B2B, marketplace y omnichannel. Mucho más que un sistema de gestión de contenidos. Cuentan con soluciones de comercio B2B y B2C, headless CMS, Marketplace y omnichannel. Especializado en comercio electrónico. Se denomina como un DXP.
  
  
• SiteCore: Sistema de gestión de contenidos y experiencias digitales DXP, hecho en Microsoft.Net y ofrecido como software como servicio (SaaS). Es reconocido por su flexibilidad y capacidad de crecimiento, desde un sitio web hasta aplicaciones web empresariales integradas. 
  
  
• Shopify: Se denominan como una plataforma de comercio electrónico todo en uno para iniciar, administrar y hacer crecer un comercio en línea. Se basa en tecnologías web modernas como Ruby on Rails, JavaScript y otras. Ofrece gran variedad de plantillas y complementos pagos y gratuitos que permiten personalizar tiendas online de comercio electrónico sin la necesidad de invertir muchos recursos en programación avanzada. Se vende como software como servicio (SaaS) más porcentaje de ventas mínimo. 
  
  
• Big Commerce: Sistema de gestión de contenidos de código cerrado construido especializado en comercio electrónico que utilizan una combinación de tecnologías, incluidas Python y Ruby on Rails para el backend y JavaScript para el frontend.

4. Nichos o especialidades de los sistemas de gestión de contenidos 

La mayoría de los sistemas de gestión de contenidos o CMS de código abierto y cerrados tienen nichos o especialidades, como:

• CMS que se enfocan en el comercio electrónico. Es decir que están  especialmente diseñados para la creación y administración de tiendas en línea o sitios transaccionales. Sus funcionalidades simplifican la gestión de inventarios y de productos, la conexión con medios de pagos, entre otras. 
  
  
• DAM - Digital Asset Management: Sistemas de gestión de contenidos que se enfocan en el manejo de activos digitales de Rich media, como: videos, audios, imágenes, y demás.
  
  
• DXP - Digital Experience Platform: En un mundo cada vez más digital el número de canales de acceso de clientes aumenta y estructurar estrategias que se integren entre ellos es la mejor manera de generar una  experiencia de compra óptima. Un sistema DXP facilita el despliegue de experiencias personalizadas omnicanal.

• Headless CMS: Es un sistema de gestión de contenidos que a diferencia de los CMS tradicionales maneja y entrega el contenido de manera independiente, es decir sin utilizar una interfaz de cara al usuario. Todo se conecta directamente a través de API. En resumen es un repositorio, almacén o bodega de contenidos, que permite la publicación o entrega de contenido de manera independiente vía API.

Ejemplos:

• Buttercms
• Kontent 
• Sanity 
• Contentstack.com
• Contentful
• Hygraph.com
• Umbraco

5. Lo que debes considerar al momento de seleccionar un CMS o Sistema de Gestión de Contenidos

Al momento de seleccionar un Sistema de Gestión de Contenidos para poner en práctica la Estrategia de Mercadeo & Crecimiento de tu  empresa familiar con perspectivas de crecimiento sugerimos las siguientes preguntas para conversar en familia:

• ¿Cuál es el objetivo de tu sitio web?
• ¿Tu sitio web será transaccional o no?
• ¿Quieres solo un sitio web o quieres que te encuentren y posicionarte?
• ¿Buscas medir cual es el retorno de la inversión de cada página de tu sitio web o solo quieres tener una página web porque todos tienen una?
• ¿Sientes que tu sitio web puede mejorar la experiencia y la atención de tu clientes actuales y te ayudará a genarar más ingresos?
• ¿Quieres depender de una persona o prefieres tener un equipo disponible cuando lo necesites?
• ¿Cuentas con un equipo de desarrollo interno que responda a las necesidades o piensas consolidar uno?
• ¿Qué presupuesto y cuánto tiempo tienes?
  • ¿Te gustaría integrar tu sitio web con herramientas de marketing y ventas, incluso con la facturación y el portal de clientes para aumentar la productivad de tu equipo? El 

Si ya discutiste esto en familia y con el equipo escríbenos para conversar, entenderte, ayudarte a tomar decisiones, organizar y ejecutar. 

6. Por que es importante elegir un buen CMS o Sistema de Gestión de Contenidos en tu estrategia de marketing y crecimiento

Es importante elegir el sistema de gestión de contenidos correcto para ahorrar tiempo y dinero, evitar malas experiencias y no tener falsas expectativas.

Si seleccionas un sistema Open Source debes tener claro que necesitas actualizarlo o tener un equipo que lo actualice junto con los complementos cada vez que sea necesario. Cada plugin o complemento generalmente tiene un costo adicional e implementarlo requiere tiempo de configuración. Además necesitas adquirir un hosting o un servidor que se mantenga actualizado para evitar problemas o inconvenientes de seguridad. Los sistemas Open Source se recomiendan cuando requieres algo  especializado y a la medida de tu negocio, y cuando cuentas con presupuesto bajo de entrada y estas dispuesto a invertir en servicios de profesionales que te ayuden a mantener y acoplar el sistema para soportar su crecimiento y desarrollo, cumpliendo con las normas y estándares de cumplimiento para evitar sanciones.

No te confundas, que sea gratis de entrada no quiere decir que sea gratis la configuración, la adaptación, el desarrollo y el crecimiento.

Las ventajas de los sistemas Open Source son que cada vez existen más empresas, comunidades y profesionales independientes que conocen y saben manejar muy bien el sistema, solo debes seleccionar el correcto. Son sistemas muy flexibles y personalizables, puedes integrarlos muchas cosas pero debes hacerlo con un profesional exprimentado.

Si seleccionas un sistema Closed Source licenciado como software, como servicio, tienes más libertad y tranquilidad, ya que el proveedor se ocupa de mantener el sistema al día y de realizar actualizaciones o mejoras, para que sea cada vez más fácil de manejar y así obtengas más y mejores funcionalidades. Se recomienda para empresas que no necesitan desarrollos super especializados y a la medida de entrada, y que buscan estabilidad, escalabilidad, respaldo y tienen un presupuesto medio para iniciar que crezca en el tiempo.

Las ventajas de un sistema licenciado son: estabilidad, seguridad, soporte técnico, respaldo, características específicas con funcionalidades probadas, integraciones listas con otras aplicaciones, licencias de uso claras, personalización controlada sin brechas de seguridad e inestabilidad, compatibilidad y cumplimiento normativo con estándares internacionales. 

Es importante tener en cuenta que ningún software genera clientes potenciales solo y que ¡La implementación de tecnología no es una estrategia! Es una reacción a un mercado en constante evolución. Tarde o temprano podrías necesitarla para no quedar atrás. Piénsalo, ni siquiera en una industria de desarrollo tecnológico la estrategia es implementar tecnología.  

7. Conclusión

La experiencia de la mano con la estrategia de marketing y crecimiento es lo que realmente Importa!

Si lo que buscas en tu estrategia de marketing y crecimiento es adaptar tu empresa familiar al mundo digital, no quedarte atrás e impulsar las nuevas generaciones a mantener tu legado. Lo que necesitas es más que un sistema de gestión de contenidos, necesitas un sistema que sea escalable en el tiempo, que te permita brindar una experiencia única y medir para que puedas seguir emergiendo en tus ventajas.

Un sistema que te dé la posibilidad de dar los primeros pasos y te abra un gran número de oportunidades y funcionalidades, para avanzar en el desarrollo de una experiencia única. Desde que están buscando en redes sociales, youtube, google o te referencian, llegan a tu sitio web, deciden contactarte vía telefónica o por whatsapp, hasta que logras capturar sus datos, entenderlos, asesorarlos y hacer ofertas para facturar, prestarle el servicio o entregar el producto, calificar la experiencia, ofrecerle otras cosas o quizá aumentar la compra y finalmente tenerlo cerca. 

Al final la experiencia es lo importante, lo que recomendamos generalmente es iniciar poco a poco y tener un poco de Open Source y un poco de Closed Source, para que practiques y puedas ir avanzando sin tanta planificación y más acción. Como decía mi abuela “En el camino se ajustan las cargas”. 

Un escenario para una empresa familiar que está iniciando el proceso es crear sitio web informativo en HubSpot CMS en la versión gratuita o starter y si quieren transacciones montar un subdominio (tienda.tuempresa.com) y tener un Shopify o un Wordpress con WooCommerce. Pero, esto dependerá de la particularidad y de cómo esté organizado cada negocio. 

Si ya están más avanzados lo que recomendamos es entender a fondo, tener conversaciones potentes con los que están haciendo el trabajo, estructurar la estrategia de marketing y crecimiento y empalmarla con las necesidades técnicas, tomar decisiones en cuanto a que sistema usar entendiendo a detalle sus implicaciones.

Lo importante es que puedas medir todo y que el sistema te impulse, no que tengas que desarrollar cosas sobre el sistema, no necesitas inventarte la rueda.